Thuiswerken vraagt om deze slimme communicatietips

DE 5 BESTE COMMUNICATIE EN FEEDBACK TIPS OP AFSTAND

Allereerst de meest gemaakte communicatiefout bij samenwerkingen met collega’s op afstand: blijf communiceren, blijf feedback geven, blijf issues adressen – en stel het niet uit. Of iemand nu een dag of paar dagen in de week thuiswerkt, of altijd op afstand zit: hou de dingen die je kwijt wil niet voor je, omdat het iets lastiger is om met de ander te communiceren aangezien hij niet naast je zit in de kantoortuin of je hem makkelijk treft bij de printer of koffiezetautomaat.

Ga de confrontatie juist aan, op de juiste (digitale) manier – ook al neig je logischerwijs naar het ontwijken ervan, zegt Liane Davey:

“Het is heel natuurlijk om confrontatie onprettig te vinden. [..] Maar een belangrijk gesprek ontwijken is al een slecht idee met een kantoorgenoot, en een nog slechter idee met een teamgenoot op afstand. Zorg dat issues altijd zo snel mogelijk geuit worden, voordat ze jullie relatie bederven en de mogelijkheid om de klus te klaren in de weg zitten.”

– Ho even, voordat je nu de telefoon oppakt en je teamgenoot gaat zeggen waar het op staat.

Davey raadt je dat ten zeerste af. Spontaan, onaangekondigd en per audio communiceren zonder concrete opvolging is zowat een vierdubbele no go. Hoe je wél effectief op afstand communiceert, om altijd in the loop en met geklaarde lucht te blijven werken, is dus ongeveer het tegenovergestelde:

• Plan een afspraak in om concreet aangekondigde zaken te bespreken
• Hou dit overleg met regelmaat
• Communiceer per video
• Leg afspraken en acties vast

Het zijn de 4 belangrijkste stelregels in het thuiswerk communiceren volgens Davey. Waarom? En hoe je dat regelt? Als volgt.

 1. Plan overleg

Of je nu snel iets wil bespreken over een bepaald project, of je de algemene status quo van thuiswerk wil bespreken: neem altijd van tevoren contact op voor een overleg.

Dat kan een berichtje zijn “kunnen we over een uurtje even bellen over de kwestie Q-park” of een algemeen feedback-overleg van een half uur aan het einde van de week, waar je een agenda-uitnodiging per mail over stuurt.

Geef in elk geval altijd aan:

• Wanneer je wil overleggen
• Hoe lang je de benodigde tijd inschat
• Wat je precies wil bespreken

Groot of klein bespreekpunt; deze 3 factoren altijd even afvinken in je uitnodiging! Op die manier kan zowel jij als de ander zich even (mentaal of fysiek) voorbereiden op hetgeen besproken wordt. Vooral bij kritiek, negatieve, constructieve feedback of een andersoortige knelpunt of confrontatie is dit belangrijk.

2. Hou regelmatig overleg

Het grootste probleem met medewerkers die (regelmatig of permanent) op afstand werken, is dat het contact verloren gaat. Degene verdwijnt al snel uit het zicht. Eerst letterlijk, maar daarna ook van de dagelijkse radar.

Laat dat niet gebeuren, door met rotsvaste regelmaat te overleggen met teamleden die vaak tot altijd buiten kantoor werken. Niet overleggen om het overleggen natuurlijk, maar een aangekondigd en vooraf geconcretiseerd overleg, zoals in tip 1.

Wees duidelijk over het doel van dit communicatiemoment, op het moment dat je het introduceert en de ander uitnodigt. Een voorbeeld van Davey:

“Dankje voor het vrijmaken van deze tijd. Ik dacht dat het waardevol zou zijn om elkaar wat feedback te geven en te praten over hoe we effectief op afstand kunnen samenwerken.”

Of, specifieker en persoonlijker:

“Ik vind het nogal een uitdaging om op afstand samen te werken, en ik zou graag een moment pakken om te bespreken wat goed werkt en hoe het effectiever zouden kunnen.”

Met de nadruk op “elkaar”, “samen” en “bespreken”. Niet jij die kritiek en verbeterpunten op de ander doet neerdalen, maar een gesprek in tweerichtingsverkeer. De belangrijkste regel voor conflict-communicatie en negatieve feedbackgesprekken.

3. Communiceer per video

Davey:

“Met de toevoeging van video helpen je gezichtsuitdrukking om je positieve intenties over te brengen.”

Communiceren op afstand is lastig, per definitie. Lastiger dan in real life in elk geval. Allerlei bedoelingen en nuances gaan verloren, die vooral cruciaal zijn wanneer er heikele kwesties worden besproken. Je wil niet dat je boodschap verkeerd of negatief overkomt, want dat “bederft de relatie”, zegt Davey.

Wat je daarom sowieso doet, is altijd communiceren per video. Bij telefoon mis je je gezichtsuitdrukkingen, per chat of mail gaat praktisch al het persoonlijk genuanceerde verloren. Gebruik dus je Facetime of videobel functie, of gebruik standaard Skype voor jullie overleggen.

Wat je bovendien doet in digitale communicatie, is je gevoel en persoonlijke interpretaties benadrukken. Benadruk de genuanceerde zaken extra, zodat ze niet (nog meer) onder doen voor live contact.

Bijvoorbeeld:

“Zo, dit zag ik niet aankomen. Ik had geen idee dat je er zo over dacht.”

“Ik ben op dit moment nogal verrast en ik weet even niet wat ik moet zeggen.”

“Ik vind dit best lastig, maar ik ben blij dat we op deze manier onze feedback kunnen uiten.”

“Je ziet het misschien niet aan me, maar ik ben erg enthousiast over dit idee!”

4. Leg afspraken en acties vast

Zodra er besproken is wat er besproken moet worden, ga je zaken concreet maken. Wat is jullie conclusie? Wat moet zo blijven, wat kan er beter? Wie zet welke vervolgactie in? Wederom: groot of klein, zorg altijd dat deze stap gezet wordt.

Stuur bijvoorbeeld een mailtje na het gesprek, met de belangrijkste besproken punten, en wie welke vervolgacties inzet of welke afspraken er zijn gemaakt:

“Bedankt voor het gesprek van vanmiddag. Ik heb nu een veel beter idee van hoe lastig het soms is voor jou om los van het kantoorteam je bijdrage te leveren voor de deadline. Ik had ook het idee dat je mijn zorgen begreep over de samenwerking met het team.

Zoals we afgesproken hebben, spreken we elkaar nu wekelijks op maandagochtend 15 minuutjes om ervoor te zorgen dat onze prioriteiten gelijk zijn en om afspraken te maken voor de week. Heel prettig, nogmaals bedankt!”

Gaat het om kleinere zaken, dan is deze terugkoppeling dus even compact:

“Bedankt dat we het even over project Q-Park konden hebben. Zoals afgesproken ga jij morgenochtend aan de slag met de puntjes op de i in het voorstel, en bekijk ik het morgenmiddag nog eens voor de laatste feedback. Ik zie het verschijnen!”

Extra tip: gaat het om best een aantal acties die per persoon uitgevoerd moeten worden, en hou je graag het overzicht in wat er wel en niet gedaan is richting vooruitgang? Maak in de digitale tool Todoist (onze aanrader voor elk soort projectmanagement) een project aan en voeg elke actie daaraan toe, gekoppeld aan de verantwoordelijke persoon, eventueel met deadline datum.

– En voor de oplettende lezers onder ons: inderdaad, in de aankondiging worden “5 tips” genoemd. Dit zijn er 4. De laatste, extra toegevoegd, omdat deze echt niet mag ontbreken. Denk bij effectieve samenwerking op afstand namelijk niet alleen aan de fysieke communicatie, maar ook aan de digitale tools die je daarin faciliteren!

5. De beste tools voor thuiswerk (op afstand)

Om het samenwerken echt soepel te houden – niet alleen de communicatie, maar ook het projectmanagement dus – is het slim om een paar tools te gebruiken in je team. Niet alleen voor de standaard afstand werker of sporadisch thuiswerker, maar voor iedereen. Een uniform projectmanagement- en communicatie systeem, gestoeld op een paar slimme programma’s.

Programma’s die er in elk geval voor zorgen dat alles gesynchroniseerd in the cloud gebeurt, en waarmee je inzicht houdt in elke bezigheid van elk teamlid. Werkt het ene teamlid in een document of aan een project, dan weet de ander dat direct. Werkt iemand bepaalde uren aan een project, dan weet jij als teamleider of manager dat direct. Misschien gebruiken jullie hier al bepaalde bedrijfssoftware voor; prima!

Als dat nog niet zo is, of nog niet volledig doorgevoerd, dan zijn dit een paar suggesties voor de meest ideale projectmanagement en communicatie tools voor je hele team – waar ze zich ook bevinden tijdens werktijden.

• Voor de communicatie – Skype (overleggen) of Slack (chatberichten).
• Voor document-deling – Dropbox (opslag) of Google Drive (opslag en gesynchroniseerd werken).
• Voor tijdregistratie – Toggle.
• Voor projectmanagement – Todoist of Asana.

Om die klassieke faux pas te voorkomen is het zaak om je aan een paar regels te houden en bepaalde tools te introduceren:

1. Plan elk overleg, wanneer je iets wil bespreken met een teamlid op afstand.
2. Hou regelmatig een algemeen voortgangs- en afspraken overleg, vooral met teamleden die regelmatig tot permanent buiten de deur werken.
3. Communiceer altijd per video en met zoveel mogelijk verbale uitleg van indrukken en emoties, zodat er in je (zeker kritische) boodschap geen nuances en goede bedoelingen verloren gaan.
4. Leg afspraken en acties die besproken zijn meteen vast, en stuur het bijvoorbeeld in een samenvattende mail na het gesprek naar je teamlid.
5. Maak gebruik van de beste cloud tools voor gesynchroniseerd en inzichtelijk samenwerken.