Borrels en koffiemomenten zijn nu virtueel: hoe thuiswerkers de dagen doorkomen

Opeens is de webcam voor Annemarie Meijer de belangrijkste verbinding met collega’s en studenten. Voor de Leidse hoogleraar immunobiologie begint de werkdag met een kop koffie tijdens een kort overleg op Microsoft Teams. Even bijpraten. Wat later een stafvergadering van een uur, soms twee per dag. Wellicht nog een kleinere meeting met twee of drie mensen. Of een onderwijssessie van twee uur met twintig studenten via videoprogramma Kaltura.

Geregeld heeft iemand gedoe met een camera of microfoon. Soms hapert de verbinding. Maar over het algemeen loopt het verrassend soepel, zegt Meijer. ‘Ik vind het wel leuk, misschien ook omdat het iets nieuws is.’

Een laptopscherm verdeeld in rechthoekjes met fronsende blikken. Met dat beeld ontwaakt thuiswerkend Nederland deze weken massaal. Er wordt op afstand vergaderd via Google Hangouts, Zoom, Microsoft Teams en Skype. Waar je in de kantoortuin even met iemand kon overleggen, of met een groepje om tafel zat, gaan brainstorms en het maken van beslissingen nu vaak via de webcam.

Hectischer

Wat zijn de eerste indrukken? ‘Het is hectischer’, zegt Laura van Esterik, energietransitieadviseur van bureau Emma in Den Haag. ‘Je bent opeens veel meer aan het appen, slacken, bellen en zoomen. Gek genoeg is daardoor de afleiding groter dan op kantoor, ook al ben je alleen thuis. Op de werkvloer bespreek je veel tussen de bedrijven door, nu moet alles worden ingepland.’

Dat klinkt herkenbaar voor Elsbeth Bodde, verantwoordelijk voor klantencontact bij Visma Connect. Ondanks twee uur minder reistijd per dag voelen haar dagen ‘heel erg vol’. ‘Omdat alle informele momenten bij de koffiemachine zijn weggevallen, maak ik lijstjes van mensen die ik even moet hebben.’

Veel organisaties proberen het informele contact te vervangen voor vast ingelaste ‘koffiemomentjes’, waarbij er geen duidelijk doel is, anders dan bijpraten. Het is hiernaast belangrijk om tijd vrij te maken voor individuele collega’s, merkt Meijer. ‘Denk aan Chinese promovendi die net een half jaar in Nederland zijn, die kennen nog niet zoveel mensen.’

Zorrel

Van Esterik heeft dagelijks vijf of zes keer een video-overleg, met opdrachtgevers en collega’s. Op vrijdagmiddag is er de Zorrel, de borrel op Zoom. Twee keer per week nemen de partners de ontwikkelingen door met alle vijftig werknemers. ‘De ongeschreven regel is dat je niet uit het raam zit te staren of filmpjes gaat kijken. Omdat je vaak op de achtergrond wacht op je beurt, is het soms moeilijk om niet af te dwalen.’

Hoewel het verbazingwekkend goed werkt, is het videowerken toch iets vermoeiender dan werken op kantoor, vindt Van Esterik. ‘Omdat je je de hele dag op je scherm concentreert. Er is geen afwisseling, wat het weinig energiek maakt.’

De rechtstreekse verbinding met andermans huis brengt eigenaardigheden met zich mee. Collega’s ontdekken wat er bij elkaar aan de muur hangt, dat ze een kat hebben, hoe hun keuken of zitkamer oogt en in welk huispak ze thuiswerken. En soms ook: welke kinderen het hardst om aandacht vragen en in wat voor badjas de per ongeluk in beeld lopende partner van een collega koffie drinkt.

Intiemer

‘Het is eigenlijk intiemer dan op kantoor’, zegt Van Esterik. ‘Soms zit er een baby op schoot. Of komt iemand duidelijk net uit de douche. Bij een van mijn opdrachtgevers spelen we een spelletje. Dan stuur je een foto van je werkplek naar de secretaresse. Zij stuurt die door naar de groep met de vraag: wie werkt hier?’

Op sociale media en in appgroepen circuleren filmpjes van ongemakkelijke momenten tijdens videovergaderingen. Denk aan de vrouw (‘Poor Jennifer!’) die even naar de wc ging en haar scherm vergat weg te draaien. De man die vergat dat zijn camera nog aanstond toen hij zonder onderbroek door het huis liep. De man die, alleen in onderbroek en T-shirt, achter zijn vrouw langsliep, door haar werd gemaand weg te wezen en tegen de muur aan spurtte.

Dit zijn de uitzonderingen. Met een paar duidelijke afspraken lijkt het nieuwe videowerken slechts milde irritaties en aanpassingsproblemen op te leveren. Ten eerste: wijs een voorzitter aan die mensen het woord geeft. Zet iedereen die niet spreekt op mute – dat helpt tegen tikkende toetsenborden, door elkaar pratende collega’s en klussende buren. En gebruik koptelefoons met microfoon om echo’s en omgevingsgeluid in te dammen (en huisgenoten niet te storen).

‘Zeker als je de voorzitter bent zijn de videosessies intensiever dan een gewoon overleg’, zegt Jan Geurts, hoofdonderzoeker bij FrieslandCampina Research in Wageningen. ‘Normaal gesproken kan je een groep beter overzien. Nu kost het iets meer moeite om iedereen aan het woord te laten.’

Moeilijk inschatten

Hoewel je elkaar kunt zien, is het soms moeilijk om anderen goed in te schatten via het scherm. Geurts: ‘De interactie is anders. Je kan minder goed emoties peilen. Ik ben iemand die graag een schouderklopje geeft, een collega op de hand tikt en zegt: het komt goed.’

Ook Elsbeth Bodde mist die directe interactie. ‘Je ziet wel de gezichten, maar niet de houding die instemming of ergernis verraden. Je moet je veel meer focussen op het overleg.’ Dat heeft volgens haar een voordeel. ‘Normaal duurt een brainstormsessie bij ons al snel anderhalf uur, nu blijkt het ook in 30 minuten te kunnen. De concentratie is veel scherper. Maar na afloop zijn er wel meer een-op-eengesprekken nodig.’

Van Esterik beaamt het: ‘We zeggen nu al grappend tegen elkaar dat we niet meer anders willen, omdat dit veel efficiënter is. Mensen praten niet door elkaar en dwalen minder af. In een groep van 25 mensen ga je niet eerst uitgebreid het nieuws bespreken.’

Het nieuwe werken blijkt verrassend snel te wennen. ‘Ik verbaas me over hoe productief we blijven’, zegt Jan Geurts. ‘Maar als je het mij persoonlijk vraagt, zou ik liefst morgen weer naar het werk rijden.’